Assistenz der Niederlassungsleitung (m/w/d) Produktion und Logistik

Assistenz der Niederlassungsleitung (m/w/d) Produktion und Logistik

• Mühldorf am Inn, Deutschland
• Vollzeit

Wir bewegen, was wirklich zählt – auch im Job!

Bei uns gestaltest Du die Logistik von morgen. Wir halten Prozesse am Laufen und bewegen, was wirklich gebraucht wird. Mit mehr als 6.000 Kolleginnen und Kollegen an über 45 Standorten in 14 Ländern gestalten wir effiziente, digitale und nachhaltige Logistiklösungen für Industrie und Automobilunternehmen.

Was uns ausmacht?
Wir sind Duvenbeck. Ein dynamisches Arbeitsumfeld, in dem Verantwortung zählt und Teamgeist gelebt wird. Wir suchen Lösungen, packen an und bleiben dabei nah am Kunden.

Du möchtest Teil von Duvenbeck werden? Dann freuen wir uns auf Deine Bewerbung.

1. Administrative Unterstützung der Standortleitung

• Termin- und Kalenderkoordination
• Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings
• Erstellung von Präsentationen, Protokollen und Entscheidungsvorlagen
• Pflege von Übersichten, Listen und Organigrammen
• Koordination von internen und externen Terminen
• Nachverfolgung von offenen Punkten und Maßnahmen

2. KPI- und Reporting-Unterstützung

• Zusammenstellung der täglichen / wöchentlichen Standort-KPIs
• Vorbereitung des Management-Reportings
• Soll-Ist-Vergleiche
• Aufbereitung von Produktivität, Qualität, Personal und Leistung
• Erkennen und Nachhalten von Abweichungen
• Erstellung von Auswertungen und Managementübersichten

3. Operative Unterstützung

• Koordination zwischen Standortleitung, Operations, QM, HR, IT und Administration
• Unterstützung bei der Umsetzung von Maßnahmen aus Audits und Kundenanforderungen
• Nachhalten von Prozessabweichungen
• Vorbereitung von Schicht- und Kapazitätsübersichten
• Unterstützung bei Sonderaktionen, Hochläufen und Kundenprojekten
• Dokumentation von operativen Problemen und Maßnahmen

4. Kunden- und Kommunikationsunterstützung

• Vorbereitung von Kundenmeetings
• Zusammenstellung von Informationen für Kundenanfragen
• Nachverfolgung von Kundenmaßnahmen
• Erstellung von Statusübersichten
• Koordination von Rückmeldungen aus den Fachbereichen
• Unterstützung bei Eskalationen und Sonderthemen

5. Personal / Organisation

• Pflege von Personalübersichten und Headcount-Listen
• Unterstützung bei Urlaubs- und Abwesenheitsübersichten
• Vorbereitung von Personalmaßnahmen
• Koordination von Schulungen und Unterweisungen
• Nachhalten von offenen Stellen und Bewerbungsprozessen
• Unterstützung bei der Kommunikation mit HR und Betriebsrat

6. QM / Compliance

• Unterstützung bei Auditvorbereitungen
• Pflege von Maßnahmenlisten
• Nachverfolgung von Abweichungen und CAPAs
• Dokumentenmanagement
• Unterstützung bei der Aktualisierung von Arbeitsanweisungen und Prozessdokumentationen
• Terminverfolgung bei QM-Maßnahmen

7. Projekt- und Maßnahmenmanagement

• Führen von Maßnahmenlisten
• Verantwortliche und Termine nachhalten
• Statusabfragen bei den Fachbereichen
• Eskalation überfälliger Punkte an die Standortleitung
• Vorbereitung von Projektstatusberichten

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium
• Mehrjährige Berufspraxis in der Verwaltung inklusive Buchhaltung, Controlling und HR-Themen
• Hohes Maß an selbständiger Arbeitsweise und gutes Zeitmanagement
• Eine kommunikative und analytische Persönlichkeit mit Teamgeist, organisierter sowie prozessorientierter Arbeitsweise und ausgeprägten Problemlösungskompetenzen
• Hohe IT-Affinität sowie versierter Umgang mit MS Office und Erfahrungen mit Zeiterfassungssystemen
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Englischkenntnisse sind erforderlich

• Vielseitige und verantwortungsvolle Aufgaben
• Duvenbeck-Mitarbeiterangebote mit Preisnachlässen auf über 600 Marken
• Möglichkeit zur betrieblichen Altersvorsorge
• Individuelle Weiterentwicklungsmöglichkeit an unserer Duvenbeck-Akademie
• Innovatives und zukunftsorientiertes Logistikunternehmen mit kurzen Entscheidungswegen und flachen Hierarchien